KI-Assistent¶

SanOli Pulse integriert Claude (Anthropic) direkt in Ihren Arbeitsalltag — kein separates Tool, keine manuelle Übergabe. Die KI arbeitet unsichtbar im Hintergrund genau dort, wo Routine-Aufgaben anfallen.

Voraussetzung

Das KI-Modul muss von Ihrem Administrator aktiviert werden. Ohne Aktivierung stehen alle Funktionen auch ohne KI zur Verfügung — Sie erfassen einfach manuell.

Wo hilft die KI?¶

Bereich	Was die KI tut	Zeitersparnis
Eingangsrechnungen	PDF analysieren, alle Felder + DATEV-Kategorie erkennen	~2 Min. pro Rechnung
Angebote	Professionellen Einleitungs- und Schlusstext verfassen	~10 Min. pro Angebot
PDF-Designer	Layout aus bestehendem Briefpapier übernehmen	~30 Min. Einrichtung
Support-Chat	Onboarding-Fragen sofort beantworten	sofort, 24/7

Eingangsrechnungen — Automatisch ausfüllen¶

Das manuelle Abtippen von Lieferantenrechnungen entfällt fast vollständig.

So funktioniert es¶

Öffnen Sie Finanzen → Eingangsrechnungen → Neue Eingangsrechnung
Laden Sie das PDF-Dokument hoch
Klicken Sie auf ✨ Automatisch ausfüllen
Die KI liest das PDF und befüllt alle Felder automatisch
Prüfen Sie die Ergebnisse und speichern Sie

Was die KI erkennt¶

Lieferantenname — wird automatisch mit Ihren Organisationen abgeglichen
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
Nettobetrag, Bruttobetrag, Steuersatz (7 % oder 19 %)
DATEV-Buchungskategorie — z.B. „Bürobedarf", „Software & Lizenzen", „Miete & Nebenkosten"

Die DATEV-Kategorie ist besonders wertvoll: Sie wird direkt beim DATEV-Export übernommen und erspart die manuelle Zuordnung im Steuerberater-Prozess.

Beste Ergebnisse

Verwenden Sie digitale PDFs (nicht gescannte Bilder). Bei gescannten Rechnungen ohne OCR kann die Erkennung unvollständig sein — bitte Felder in dem Fall manuell prüfen.

Beispiel

Sie erhalten eine Rechnung von Adobe für Creative Cloud. Die KI erkennt: Lieferant „Adobe Systems", Betrag 59,99 € brutto, 19 % MwSt., Kategorie „Software & Lizenzen", Fälligkeit in 14 Tagen. Ein Klick — fertig.

Angebote — Professionelle Texte generieren¶

Kein leeres Blatt mehr: Die KI verfasst auf Knopfdruck einen passenden Einleitungs- und Schlusstext für Ihr Angebot.

So funktioniert es¶

Öffnen Sie Verkauf → Angebote → Neues Angebot (oder bearbeiten Sie ein bestehendes)
Blättern Sie zum Abschnitt Texte
Klicken Sie auf ✨ KI-Text generieren
Beschreiben Sie kurz die Leistung: z.B. „Webentwicklung React-Frontend, 3 Tage, Kunde ist Einzelhändler"
Klicken Sie Generieren
Einleitungstext und Schlusstext werden automatisch ausgefüllt

Was entsteht¶

Einleitungstext: Kurze, professionelle Einleitung die auf die genannte Leistung und den Kunden eingeht
Schlusstext: Passender Abschluss mit Aufforderung zur Auftragserteilung

Beide Texte können Sie danach beliebig bearbeiten und anpassen.

Tipp

Je mehr Kontext Sie angeben (Branche des Kunden, Besonderheiten der Leistung), desto passender wird der generierte Text.

PDF-Designer — Template aus Briefpapier erstellen¶

Sie haben bereits ein Briefpapier oder eine bestehende Rechnungsvorlage? Die KI übernimmt das Layout automatisch.

So funktioniert es¶

Öffnen Sie Stammdaten → PDF-Designer
Klicken Sie in der Toolbar auf ✨ KI-Template
Laden Sie ein bestehendes Rechnungs-PDF oder Ihr Briefpapier hoch
Die KI analysiert:
- Seitenmaße und Ränder
- Logo-Position und -größe
- Schriftarten und Abstände
- Typische Felder (Rechnungsnummer, Datum, Positionen-Tabelle, Summen)
Ein fertiges Template wird erstellt — alle Felder an den erkannten Positionen
Im Designer können Sie das Ergebnis feinjustieren

Hinweis

Das KI-Template ist ein Startpunkt, keine perfekte Kopie. Für beste Ergebnisse: PDF mit klarer Struktur und ohne komplexe Hintergrundgrafiken verwenden.

Support-Chat — Onboarding-Assistent¶

Der integrierte Support-Chat antwortet dank KI sofort auf häufige Fragen — rund um die Uhr, ohne Wartezeit.

Was der Assistent weiß¶

Der KI-Assistent kennt die gesamte SanOli Pulse Plattform:

Erste Schritte: Mandant anlegen, Logo hochladen, erste Rechnung erstellen
Alle Module: Wo finde ich was? Wie funktioniert der DATEV-Export? Was sind Offene Posten?
Häufige Probleme: Warum erscheint kein Logo auf der Rechnung? Warum ist der DATEV-Export leer?
Navigation: Wo ist welche Funktion in der Sidebar?

Typische Fragen die sofort beantwortet werden¶

„Wie erstelle ich meine erste Rechnung?"

„Warum sehe ich keine Mandanten?"

„Wie lade ich mein Logo hoch?"

„Was ist ein DATEV-Export und wo finde ich ihn?"

Wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann, verweist er ehrlich an den menschlichen Support.

So erreichen Sie den Chat¶

Das Chat-Widget erscheint unten links auf jeder Seite (Sprechblasen-Symbol). Klicken Sie darauf und stellen Sie Ihre Frage — auf Deutsch, ganz natürlich.

Qualität und Kontrolle¶

Die KI-Vorschläge sind immer Vorschläge — Sie entscheiden:

Alle erkannten Felder können vor dem Speichern geändert werden
Generierte Texte können beliebig angepasst werden
Bei Unsicherheit zeigt die KI an, welche Felder sie nicht sicher erkannt hat

Datenschutz: Hochgeladene Dokumente und Inhalte werden nur für die jeweilige Anfrage verarbeitet und nicht dauerhaft beim KI-Anbieter gespeichert.

Aktivierung¶

Das KI-Modul wird pro Tenant aktiviert. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Ohne aktives KI-Modul arbeitet alles normal — nur ohne automatische Vorschläge:

Funktion	Mit KI-Modul	Ohne KI-Modul
Eingangsrechnung	✨ Automatisch ausfüllen	Manuell erfassen
Angebot	✨ Text generieren	Text selbst schreiben
PDF-Designer	✨ KI-Template	Template manuell erstellen
Support-Chat	Sofortantwort 24/7	Support-Team antwortet