Abrechnungseinstellungen¶
Die Abrechnungseinstellungen legen fest, wie Rechnungen für einen Mandanten generiert werden.
Aufrufen: Klicken Sie auf das ⚙️ Zahnrad-Symbol unten links in der Seitenleiste → Tab Abrechnung → Mandant auswählen.
Nummernkreis¶
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Rechnungspräfix | Kürzel vor der Rechnungsnummer, z.B. RE → RE-2026-0001. Frei wählbar, z.B. auch INV oder AR. |
| Nächste Rechnungsnummer | Der Startwert des Zählers. Wird nach jeder erstellten Rechnung automatisch um 1 erhöht. |
Startnummer bei bestehenden Mandanten
Wenn ein Mandant bereits Rechnungen in einem anderen System erstellt hat, tragen Sie hier letzte Rechnungsnummer + 1 ein. So wird keine Nummer doppelt vergeben.
Beispiel: Letzte Rechnung war RE-2025-0047 → Nächste Rechnungsnummer = 48
Nummernformat
Das vollständige Format ist {Präfix}-{Jahr}-{Nummer vierstellig}, also z.B. RE-2026-0001.
Das Jahr wird automatisch aus dem Rechnungsdatum ermittelt.
Konditionen¶
| Feld | Standard | Hinweis |
|---|---|---|
| Zahlungsziel (Tage) | 14 | Fälligkeit in Tagen ab Rechnungsdatum. Wird bei jeder neuen Rechnung vorbelegt. |
| Standard-Steuersatz | 19 % | Vorauswahl für neue Rechnungspositionen. Kann pro Position überschrieben werden. |
| Währung | Euro (€) | EUR, CHF oder USD. Gilt für alle Rechnungen dieses Mandanten. |
Kleinunternehmerregelung §19 UStG¶
| Feld | Standard |
|---|---|
| Kleinunternehmer §19 UStG | Nein |
Wichtig
Wenn diese Option aktiviert ist, wird auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Stattdessen erscheint der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Aktivieren Sie diese Option nur, wenn der Mandant tatsächlich unter die Kleinunternehmerregelung fällt (Vorjahresumsatz unter 22.000 €, laufendes Jahr voraussichtlich unter 50.000 €).
Rechnungsfußtext¶
Freitext, der am Ende jeder Rechnung erscheint. Typische Inhalte:
- Hinweis auf AGB
- Gerichtsstand
- Bankverbindung (falls nicht im Standardbereich)
- Sonstige rechtliche Hinweise
Beispiel:
Gerichtsstand ist München. Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Steuernummer: 123/456/78901 | Finanzamt München.
Textbausteine¶
Unter ⚙️ Einstellungen → Textbausteine verwalten Sie wiederverwendbare Texte für Rechnungen und Angebote. Beim ersten Anlegen eines Mandanten werden automatisch Starter-Textbausteine angelegt — diese können als Ausgangsbasis dienen oder direkt verwendet werden.
Verwendung¶
| Typ | Einsatz |
|---|---|
| Rechnungsfußtext | Am Ende von Rechnungen — Zahlungshinweise, AGB, Gerichtsstand |
| Angebot — Einleitung | Begrüßungstext am Anfang eines Angebots |
| Angebot — Schlusstext | Gültigkeitshinweis, Bedingungen, Grußformel am Ende eines Angebots |
| Allgemein | Freie Verwendung in allen Dokumenttypen |
Bausteine anlegen und bearbeiten¶
- Öffnen Sie ⚙️ Einstellungen → Textbausteine
- Klicken Sie auf Neuer Baustein (oben rechts im entsprechenden Bereich)
- Tragen Sie Bezeichnung und Text ein
- Optional: als Standard markieren — dieser Baustein wird beim Erstellen neuer Dokumente automatisch vorbelegt
Bausteine auf Dokumenten einfügen¶
Beim Erstellen eines Angebots erscheinen neben den Text-Feldern (Einleitung, Schlusstext) Bausteine-Buttons. Per Klick öffnet sich ein Picker: - Wählen Sie einen oder mehrere Bausteine gleichzeitig aus - Bestätigen Sie mit Einfügen — die Texte werden kombiniert eingefügt
Mehrere Bausteine kombinieren
Kombinieren Sie z.B. einen Zahlungshinweis mit einem Skonto-Baustein — beide können gleichzeitig ausgewählt und zusammen eingefügt werden.