Zum Inhalt

Organisationen

Organisationen sind Geschäftspartner — Kunden, Lieferanten oder beides. Sie erreichen die Liste unter CRM → Organisationen.

Unterschied zu Mandanten

Mandant Organisation
Was ist es? Eine von Ihnen verwaltete Firma Ein Geschäftspartner (Kunde/Lieferant)
Gehört zu Ihrem Tenant Einem oder mehreren Mandanten
Beispiel "Steuerberater Müller" (Ihr Mandant) "Autohaus Schmidt GmbH" (Kunde von Müller)

Eine Organisation kann bei mehreren Mandanten als Kunde oder Lieferant geführt werden — so vermeiden Sie Dubletten.

Liste und Filter

Organisationenliste /// caption Organisationenliste mit Rollenfilter ///

Filtern Sie die Liste nach Rolle:

  • Alle — alle Organisationen
  • Kunden — nur als Kunde geführte Organisationen
  • Lieferanten — nur als Lieferant geführte

Organisation anlegen

  1. Klicken Sie auf Organisation anlegen.
  2. Füllen Sie Name, Rechtsform, Steuernummer aus.
  3. Weisen Sie optional direkt einen Mandant und eine Rolle (Kunde / Lieferant) zu.
  4. Speichern.

Detailansicht

Klicken Sie auf den Namen einer Organisation.

Name, Rechtsform, Steuernummer, USt-IdNr. und interne Notizen — direkt bearbeitbar. Klicken Sie auf Speichern um Änderungen zu sichern.

Adressen der Organisation.

Ansprechpartner der Organisation.

Bankverbindungen der Organisation.

Liste aller Mandanten, bei denen diese Organisation geführt wird — mit Rolle und Partnernummer.

Organisation bei mehreren Mandanten

Wenn Sie eine Organisation (z.B. "Commerzbank AG") bei mehreren Mandanten als Lieferant führen, legen Sie die Organisation einmal an und verknüpfen sie mit jedem Mandanten separat. Änderungen an den Stammdaten wirken sich automatisch auf alle Verknüpfungen aus.

Alle Rechnungen die an diese Organisation gestellt wurden — mit Rechnungsnummer, Storno-Nummer, Mandant, Betrag und Status. Ein Klick öffnet die Rechnungsdetailansicht.

Vollständige Dokumentenhistorie

Der Tab Rechnungen zeigt auch stornierte Rechnungen mit ihrer Storno-Nummer. So haben Sie die vollständige GoBD-konforme Dokumentenhistorie pro Kunde auf einen Blick.

Organisation bearbeiten

Öffnen Sie die Detailansicht und passen Sie die Felder im Tab Stammdaten an. Klicken Sie auf Speichern — die Änderungen wirken sich sofort auf alle Verknüpfungen aus.

Organisation deaktivieren / aktivieren

Nutzen Sie den Button Deaktivieren (bzw. Aktivieren) oben rechts in der Detailansicht:

  • Inaktive Organisationen erscheinen nicht mehr in der Empfänger-Auswahl beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten
  • Die Organisation bleibt im System erhalten — alle zugeordneten Dokumente bleiben vollständig abrufbar
  • Eine Reaktivierung ist jederzeit möglich

Organisation löschen

Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol oben rechts in der Detailansicht.

Löschen nur ohne zugeordnete Rechnungen

Eine Organisation kann nur gelöscht werden, wenn ihr keine Rechnungen zugeordnet sind. Hat die Organisation bereits Rechnungen erhalten, erscheint ein Hinweis und die einzige Option ist Deaktivieren (GoBD-Anforderung: Belege müssen erhalten bleiben).

Vor dem Löschen erscheint eine Sicherheitsabfrage. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.