Wiederkehrende Rechnungen¶
Wiederkehrende Rechnungen sind Vorlagen für automatisch generierte Rechnungen — ideal für monatliche Retainer, Abonnements oder regelmäßige Leistungen.
Sie erreichen die Verwaltung über Abrechnung → Wiederkehrend.
Vorlage anlegen¶
Klicken Sie auf Neue Vorlage und füllen Sie die Felder aus:
| Feld | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| Titel | Ja | Interne Bezeichnung, z.B. „Monatliche Betreuungsgebühr" |
| Empfänger | Nein | Kunde aus dem CRM. Kann auch leer bleiben. |
| Intervall | Ja | Wöchentlich / Monatlich / Vierteljährlich / Halbjährlich / Jährlich |
| Erste Ausführung | Ja | Datum der ersten Rechnungsgenerierung |
| Freigabe erforderlich | — | Wenn aktiv: Rechnung bleibt als Entwurf bis zur manuellen Freigabe |
| Aktiv | — | Inaktive Vorlagen werden nicht ausgeführt (Pause) |
| Positionen | Nein | Aus dem Katalog wählen oder manuell eingeben |
Automatische Ausführung¶
Jeden Morgen um 06:00 Uhr prüft das System, ob Vorlagen fällig sind. Wenn ja, wird automatisch eine neue Rechnung erstellt:
- Mit Freigabe: Rechnung landet als Entwurf → erscheint im Dashboard-Widget „Warten auf Freigabe"
- Ohne Freigabe: Rechnung wird direkt auf Versendet gesetzt
Nach der Ausführung berechnet das System automatisch den nächsten Termin und aktualisiert die Vorlage.
Beim Erstellen einer Rechnung als Vorlage speichern¶
Wenn Sie eine Rechnung erstellen, können Sie am Ende der Seite die Checkbox „Als Vorlage für wiederkehrende Rechnung speichern" aktivieren. Dann wählen Sie den Intervall — die Vorlage wird automatisch angelegt und erscheint unter Abrechnung → Wiederkehrend.
Freigabe im Dashboard¶
Rechnungen die auf Freigabe warten erscheinen im Dashboard unter „Warten auf Freigabe". Mit dem grünen ✓-Button können Sie eine Rechnung direkt freigeben ohne die Detailseite öffnen zu müssen.